Як інформує прес-служба Міністерства закордонних справ, до бази даних вноситься вся інформація, що міститься в анкеті, яку подають до консульської установи, а також цифрова фотографія та відбитки усіх пальців рук. Зняття відбитків пальців здійснюється з використанням електронного сканера. 

Одним iз ключових завдань Візової інформаційної системи (ВІС) є захист аплікантів, які звертаються за отриманням шенгенської візи, від неправомірного використання їхніх персональних даних шляхом шахрайства та підробки, а отже запобігання випадкам, коли добросовісні апліканти опиняються в ситуації, коли їм відмовляють у видачі віз.

Тепер є кілька правил отримання “шенгенки”: 

1. Шенгенські візи, отримані до запровадження ВІС (тобто до 23 червня 2015 р.), залишатимуться дійсними. Таким чином, громадяни зможуть подорожувати до Шенгенської зони з такими візами до закінчення терміну їхньої дії.

2. Зняття відцифрованих відбитків пальців та відцифрованої фотографії вимагатиметься при подачі заявки на отримання шенгенської візи. У випадку заявки на отримання національної візи до країн-членів ЄС вимога щодо отримання таких даних регулюється виключно законодавством відповідних держав. При цьому, якщо такі біомет­ричні дані отримуються в рамках оформлення національних віз, вони не можуть вноситися до бази даних ВІС.

3. Зняття відбитків пальців здійснюватиметься лише при першій подачі заявки на отримання шенгенської візи. У разі необхідності оформлення наступної шенгенської візи (протягом 59 місяців) зняття відбитків пальців не здійснюватиметься. При цьому відліком часу вважається дата подання заявки.

4. На осіб, на яких поширюється безвізовий режим в’їзду до Шенгенської зони, дія ВІС не поширюється. Після виконання Плану дій щодо лібералізації безвізового режиму для України і запровадження безвізового режиму для всіх власників українських біометричних паспортів вони також не потребуватимуть додаткового проходження процедури ідентифікації, відповідно до вимог ВІС.

5. При подачі заявок на отримання шенгенської візи через візові центри (постачальники зовнішніх послуг) зняття відцифрованих відбитків пальців здійснюватиметься у цих візових центрах. При цьому така країна-член, що видає візу, гарантує і несе повну відповідальність за збереження згаданої інформації і недопущення використання персональних даних українських громадян у неправомірних цілях. Візові центри виконуватимуть функцію виключно зняття і передачі до консульських установ біометричної інформації. Доступу до бази даних ВІС вони не матимуть.

6. Використання ВІС також дозволить консуль­ським установам опера­тивно встановлювати пра­вомірне використання аплікантами їхніх попередніх шенгенських віз, що полегшує процедуру вста­новлення так званого “bo­na fide” статусу (статусу добросовісного подорожуючого, що не порушував умов отримання і використання шенгенської візи) та видачу багаторазових віз.

Від вимоги надання біометричних даних звільняються такі категорії:

а) діти віком до 12 років;

б) особи, для яких надання відбитків пальців є фізично неможливим;

в) глави держав і урядів, члени національних урядів з їхніми чоловіками/дружинами, що супроводжують їх, а також члени їхніх офіційних делегацій у разі наявності запрошення від урядів держав-членів ЄС або міжнародних організацій для офіційних цілей.